“¿Por dónde empiezo a gobernar los datos en mi organización?”

En primera instancia, las organizaciones deberían preguntarse cuál es la necesidad y motivación para implementar un Programa de Gobierno del Dato, lo que les ayudará notablemente a promover su correcta implementación, la gestión del cambio y expandir la cultura del Dato.

Históricamente, las entidades bancarias, pioneras en este ámbito, partieron de una necesidad regulatoria (BCBS239 – principios RDA) pero dados los beneficios demostrados de un buen Programa de Gobierno del Dato cada vez son más las compañías que deciden implantarlo por otros motivos como son: mejorar la eficiencia operativa, mejorar la calidad y disponibilidad de la información, apoyar el lanzamiento de nuevos productos / servicios, la captación de nuevos clientes e impulsar la transformación digital, colocando al Dato a disposición de la estrategia de negocio.

El enfoque de diseño y ejecución de Programa de Gobierno del Dato no tiene una fórmula única de realización, depende de cada organización donde se quiera implementar y de cuáles sean las necesidades específicas de la misma y su negocio.

Si bien a la hora de iniciar el programa lo usual y recomendable es apoyarse en marcos estándar que aporten una serie de directrices que marquen el camino, no se puede forzar a una compañía a adaptarse a un marco rígido, sino que es el modelo el que debe adaptarse a las necesidades, peculiaridades y requerimientos identificados con un claro foco en el aporte de valor.

Es importante recalcar que, de la misma forma que no existen dos compañías iguales, no existen dos modelos de gobierno idénticos. Por lo tanto, se puede abordar la creación e implementación de la estrategia de Gobierno del Dato desde diferentes enfoques, ya sea un enfoque top-downbottom-up o un mix de ambos, diferentes modelos de operativización (centralizado, federado, híbrido…), diferentes alcances o diferentes propósitos.

Dicho lo anterior, seguramente el enfoque más fácil de aplicar para aquellas organizaciones que están empezando a gobernar sus datos es implementar un modelo centralizado, donde un equipo central, que puede ser parte de IT o un equipo creado exprofeso, elabora y ejecuta las políticas de gobierno.

Esto implica que los datos también han de estar centralizados y que este equipo gestiona todas las herramientas de gobierno de la información mediante las cuales aplica las políticas de acceso, calidad, seguridad, privacidad, etc.

Este modelo nos asegura disponer de cierto control sobre los datos, y puede ser un buen punto de partida que nos permita avanzar de una forma controlada en nuestras iniciativas de datos asegurando que se cumplen las políticas básicas, pero debemos asumir que es un enfoque difícilmente escalable y que en algún momento se convertirá en un cuello de botella que limitará la progresión de la iniciativa de datos, por lo que tarde o temprano debemos involucrar al resto de áreas de la organización, a través de una correcta formación y acompañamiento,  así como empezar a definir y desarrollar los marcos operativos y organizacionales que nos permitan, de forma progresiva, pasar a un enfoque menos centralizado, donde contaremos con una mayor involucración del resto de la organización.

Independientemente del enfoque con el que se decida abordar la implementación del programa de Gobierno del Dato en la empresa, según se indica en el DMBOK2, los aspectos generales a incluir en un modelo de Gobierno del Dato son:

  • Estrategia
  • Política
  • Normas y calidad
  • Supervisión
  • Cumplimiento
  • Gestión de problemas
  • Proyectos de gestión de datos (mejora continua)
  • Valoración de activos de datos.

Dentro de todos los aspectos indicados, se debe prestar especial atención a la estrategia del programa de gobierno, que será el principal elemento que marcará el paso de la implantación. Por este motivo, y antes de comenzar su diseño, es muy importante identificar si en la compañía existe ya una estrategia de datos corporativa.

En caso afirmativo, la estrategia de gobierno tiene que velar por el cumplimiento de la misma y, por tanto, por el alineamiento de todas las disciplinas que conforman la gestión de los datos. Este es el escenario más deseable debido a que ya se contaría con unos objetivos y una serie de directrices aprobados, apoyados y patrocinados por comités de dirección.

En caso de no existir, se debería tratar de identificar si existen áreas de negocio que sí hayan desarrollado una estrategia de datos departamental de cara a contar con un punto de partida con cierto grado de acuerdo y, sobre todo, para alinear las distintas visiones estratégicas que puedan existir en la compañía de forma paralela. Por tanto, y como recomendación general, se debería evitar la generación de un roadmap propio para la iniciativa de gobierno desconectado de los propósitos generales ya expresados a nivel global o de los diferentes negocios.

Con las consideraciones anteriormente expuestas será posible en última instancia determinar el grado de madurez o partida en el que se encuentra la organización y conocidos sus gaps o puntos de dolor, poder “hacer un traje a mayor o menor medida”, estableciendo una serie de directrices o buenas prácticas que permitan mejorar su operativa.

Ese grado de madurez puede ser muy heterogéneo dentro de una misma organización, encontrando departamentos o áreas muy maduras en cuanto a la gestión de los datos, que ya disponen de recursos y procedimientos de gestión, y otras que estén en niveles de madurez más iniciales.

Es importante conocer la situación de cada departamento, a través de la definición de KPI’s homogéneos para toda la organización, que nos permitan dirigir los esfuerzos en cada momento hacia aquellas áreas con más necesidades.

¿Y qué procedimientos y herramientas necesitamos como mínimo para contemplar todos estos aspectos? En próximos artículos, se abordarán una serie de acciones, documentos y herramientas sobre los que empezar a pensar y bajar a tierra para comenzar un modelo de Gobierno del Dato.

Autores de este grupo de trabajo: