Glosario de Negocio

La Coordinación de Grupos de Trabajo de DAMA España nos comparte este Business Glossary del dato, cuyas conclusiones adelantamos en estas líneas:

Los datos están de moda, son tendencia, molan. Si preguntas a cualquier directivo si sus decisiones se basan en los datos, seguramente te contestarán que sí. El Glosario de Negocio promueve la conciencia por una definición única, identificando un propietario al que acudir ante dudas en el concepto de negocio, porque el conocimiento resida en la organización (herramientas de glosario de negocio) y no en las personas, logrando la comprensión general de los datos y contribuyendo a extender el conocimiento, para ir tener como como resultado en fomentar la transformación a una Compañía Data-Driven.

Glosario de Negocio

Retos actuales en una Organización

«Alinear las visiones de Negocio y Tecnología, se convierte en una tarea crítica para evitar sorpresas en los procesos de definición y entrega»

Actualmente, las Organizaciones manejan gran cantidad de datos. Estos datos están presentes en las diferentes aplicaciones, en informes (para la Alta Dirección y Áreas de Negocio, Recursos Humanos, Operaciones, Tecnología (…), en productos adquiridos del mercado para cubrir ciertas necesidades concretas (residiendo en algunos casos fuera de la organización). Parte de los datos anteriores pueden venderse a terceros de una manera agregada como parte del negocio para monetizar la estrategia competitiva que a día de hoy es disponer de datos que permitan poder tomar mejores decisiones para satisfacer las necesidades de los clientes.

Algunas Compañías por la naturaleza de su actividad, poseen datos especialmente sensibles sobre los que pesa una estricta normativa, como es todo lo relacionado con los datos personales y que se recoge en la normativa GDPR para Europa. Cumplir con las normativas y con una aplicación ética adecuada sobre el uso de los datos es crítico para el buen funcionamiento de la Compañía, su reputación y desarrollo.

Todas estas actividades y necesidades requieren un profundo conocimiento de los datos clave en la Organización por parte de todas las personas que la componen, tanto para evitar posibles sanciones económicas por los reguladores al no cumplir con las normativas, como para aprovechar al máximo la ventaja competitiva que suponen hoy los datos.

A menudo, se hace uso del Know-how de la Compañía y de las personas que conocen el negocio para sentar bien los conceptos.


Sin embargo, cuando se trabaja en proyectos entre las diferentes áreas de Negocio o, entre Negocio y el Área de Tecnología, se hace uso aparentemente de los mismos conceptos, pero cuando se analizan en profundidad, son funcionalmente diferentes, aunque se nombren igual un ejemplo podría ser el concepto de “reclamación” donde para un área de negocio puede ser considerada sólo aquellas que vengan derivadas de canales “formales”, como hojas de reclamaciones y para otro área todas aquellas interpuestas por los clientes a través de los diversos canales.

Alinear las visiones de Negocio y Tecnología, se convierte en una tarea crítica para evitar sorpresas en los procesos de definición y entrega.

En el viaje hacia la Organización digital que hoy en día persiguen la gran mayoría de Compañías, es necesario conocer los conceptos de Negocio en profundidad por todas las áreas y personas. Esto puede ser la diferencia entre poder continuar en el viaje y dotar de sostenibilidad a la empresa o quedarse en el camino.

Por otro lado, las organizaciones se enfrentan a una serie de cuestiones respecto a los Conceptos de Negocio sobre todo cuando se da la situación de ambigüedad en su significado. ¿Por qué ocurre? ¿funcionalmente están mostrando diferentes conceptos? ¿Que incluye el dato mostrado en un activo con respecto al otro? ¿Cómo se calculan? ¿Tienen los datos la calidad que deberían tener?

Todas estas preguntas y problemas son consecuencia de:

  • Falta de documentación centralizada y actualizada sobre datos críticos para el desarrollo del negocio.
  • Tener diferentes criterios sobre un mismo indicador o concepto, lo que provoca falta de entendimiento común a toda la Organización y confusión a la hora de interpretar y comparar los datos. En definitiva, falta de gobierno de los datos.
  • Problemas de comunicación dentro de las diferentes áreas de negocio y entre el negocio y la propia tecnología.

Riesgos de seguridad por la falta de controles sobre aquellos activos de alto riesgo.

¿Cómo damos respuesta o solución a estos retos? Implantando un modelo de gobierno del dato y estableciendo la creación de un glosario de conceptos de negocio donde se documente la terminología más relevante y la integración de los activos tecnológicos con el mismo sin olvidarnos del pilar más importante, las personas de la organización con las cuales habrá que realizar una gestión del cambio para que sean ellos los principales defensores de la necesidad de un lenguaje común en sus conceptos de negocio junto con unos responsables de dichos conceptos a los que poder acudir para solventar las casuísticas que puedan ir surgiendo a la hora de consumir dichos conceptos.


¿Qué es un Glosario de Negocio?

«Colección de conceptos de Negocio con una única definición y otra información de valor relacionada al mismo»

Cuando hablamos de Glosario de Negocio, nos referimos a una actividad más dentro del Gobierno de los Datos. Hace referencia a un sitio común, una fuente de información fiable, exacta, actualizada y gobernada donde las personas de las Organizaciones se puedan dirigir para comprender los términos de negocio y ponerlos en un mejor contexto en cuanto a su significado y usabilidad dentro de la Empresa.

Una definición simplificada pero fácil de entender podría ser “colección de conceptos de Negocio con una única definición y otra información de valor relacionada al mismo”.

El glosario de conceptos no debe ser una mera lista de términos con su definición como un simple diccionario. Cada término del glosario también está asociado con otro tipo de metadato que lo enriquece, como pueden ser el dominio de datos al cual pertenece, sinónimos, linaje, reglas de negocio, activos tecnológicos relacionados o el responsable del mismo, entre otros. Las definiciones deben ser claras y rigurosas en la redacción explicando las posibles excepciones, sinónimos o variantes. El glosario de conceptos se enmarca en el programa de implantación del modelo de gobierno que mejor se adapte a la cultura de la Organización.

Debido a su alcance y a no necesitar conocimientos técnicos, la responsabilidad del glosario de conceptos debe recaer en Negocio, no en Tecnología.


¿Qué no es un Glosario de Negocio?

«La gran diferencia que existe con respecto a los demás términos, es que en un Glosario de Negocio cada término contiene una única definición»

Existen muchos términos en torno al Glosario de Negocio que parecen sinónimos, o se utilizan indistintamente para referirse a él. Ejemplos pueden ser Diccionario de Negocio o Business Dictionary, Catálogo de Datos o Data Catalog, Diccionario de Datos o Data Dictionary, Vocabulario de Negocio o Business Vocabulary… pero debemos tener claro que no son lo mismo.

De hecho, son distintos artefactos dentro del Gobierno del Dato y la Gestión de los Datos.

La gran diferencia que existe con respecto a los demás, es que en un Glosario de Negocio cada término contiene una única definición. Es posible que un mismo término dentro de las Áreas de Negocio tenga un significado diferente, es imprescindible conseguir una única definición común para todas las áreas y ponerlo en un contexto común para todos. Por tanto, un Glosario de Negocio evitará el efecto silo consistente en que cada área crea términos y fórmulas de cálculo de estos sin tener en cuenta al resto de la Organización y sin compartirlos con el resto.


¿Qué beneficios se obtienen de un Glosario de Negocio?

Una de las dudas que se plantea es qué se consigue al implantar un Glosario de Negocio en la Organización. A continuación, enumeramos una serie de beneficios y argumentos para ello:

  • CONSEGUIR UNA DEFINICIÓN ÚNICA para cada Concepto de Negocio. De acuerdo con la experiencia de cada uno y según las áreas de Negocio en las que participe, asume un significado de un término de una forma diferente a lo que pueden asumirse en otras áreas.

Por tanto, al crear definiciones únicas, se evitarán ambigüedades y confusiones si entre todas las áreas se habla el mismo idioma en cuanto a términos de Negocio.
Conseguir este objetivo no es fácil y habrá que poner de acuerdo a las diferentes áreas de Negocio y a los distintos perfiles de personas que trabajan en las mismas.

  • MEJORA LA COMUNICACIÓN. Muchas veces, existen problemas de comunicación entre áreas debido a que para un mismo término cada una adopta un significado distinto.

Esto, como podemos intuir, provoca problemas de Comunicación entre Áreas, e incluso muchas veces, se comunican sin saber que hablan de cosas diferentes, hasta que un entregable no es correcto de acuerdo con su entendimiento del concepto de negocio.
Por lo tanto, si se consigue una única definición consensuada por todos, se evitará la ambigüedad y la confusión cuando se hable de un término en concreto y todas las personas de una Organización hablarán el mismo “idioma” y entenderán lo mismo por cada término / concepto.

  • MEJORA TIEMPOS DE RESPUESTA Y DECISION. Indudablemente, si conseguimos mejorar la comunicación entre las Áreas de la Organización, se reduce considerablemente el tiempo de toma de decisiones, convirtiendo más productivo cada proceso, cada reunión, cada entregable, etc.
  • CONOCIMIENTO COMPARTIDO. Si disponemos de un Glosario de Negocio, mejorará el conocimiento compartido por todas las personas de una Organización. Debemos tener en cuenta que, tendremos un repositorio común de términos de Negocio disponible para todos los empleados.
  • MEJORA LA CONFIANZA EN LA INFORMACIÓN. Si disponemos en la Organización de un Glosario de Negocio con los conceptos claramente definidos, desaparecerán las malas o ambiguas interpretaciones sobre la Información. Evitará, por tanto, llegar a resultados inesperados y, por lo tanto, a falta de confianza en los entregables.

¿Por dónde empezar?

Objetivos y Principios Data Governance:
– Proporcionar unas políticas claras, roles, responsabilidades y procedimientos para garantizar la buena gestión del dato, como un activo más de la Compañía.
– Establecer una responsabilidad clara y compartida con negocio y TI en la gestión global de los datos.

Una buena estrategia a la hora de implantar un gobierno de datos, es empezar con “quick wins”, es decir, por aquellos casos de uso donde la implantación del gobierno del dato sea una implantación rápida y aportemos valor a la Organización.

Es fundamental arrancar de esta manera dado que como todo en la vida y sobre todo en el mundo empresarial, la implantación de un programa de gobierno requiere mostrar sus frutos lo antes posible. Es aquí, donde estar acompañado de una metodología de trabajo agile y aplicada en toda la Organización donde en cada entregable posee resultado visible y con valor, ayuda en todo este proceso, así como con la involucración de las personas clave de la organización, las cuales, si están convencidas de los beneficios, ayudarán a la organización para alcanzar una cultura data driven.

¿Cuáles serían los posibles casos de uso para iniciar esta implantación? Pues pueden ser muy diversos en función de la Organización, pero un comienzo sería por aquel informe o aplicación que se publica a la alta dirección o al negocio, donde se muestra una serie de conceptos de interés para la Organización y, sobre todo, consensuado con el Negocio.

A partir del caso de uso seleccionado, se construye y define cada uno de los términos de negocio en la herramienta seleccionada para tal fin, así como aquellos aspectos que se hayan acordado como obligatorios en los procedimientos establecidos (responsable, linaje, sensibilidad, …) y así sucesivamente hasta completar mediante hitos establecidos en un roadmap, la totalidad de aquellos términos de Negocio o dominios de interés para la Organización.

Como se indicaba previamente, para abordar la creación de un glosario de conceptos en la Organización es importante involucrar a todos sus miembros, desde el negocio hasta el equipo de tecnología, unos para la definición rigurosa de cada uno de los conceptos y otros para hacer uso de estos en los diferentes activos tecnológicos y en algunos casos, en la definición y/o enriquecimiento de los metadatos del propio concepto. Para ello es fundamental la capacitación y la formación en todos los ámbitos de la Organización, en lo que respecta a la implantación del modelo de gobierno, objetivos, beneficios y sobre todo las responsabilidades que le competen a cada uno de forma individual.


Conclusión

Los datos están de moda, son tendencia, molan. Si preguntas a cualquier directivo si sus decisiones se basan en los datos, seguramente te contestarán que sí. El Glosario de Negocio promueve la conciencia por una definición única, identificando un propietario al que acudir ante dudas en el concepto de negocio, porque el conocimiento resida en la organización (herramientas de glosario de negocio) y no en las personas, logrando la comprensión general de los datos y contribuyendo a extender el conocimiento, para ir tener como como resultado en fomentar la transformación a una Compañía Data-Driven.


Autores:

María Elena Alonso Miguel

Óscar Varela Sánchez

Carolina Ferreruela Mayoral


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