Aspectos básicos de la gestión de datos maestros y de referencia

Introducción

Este resumen recoge los puntos esenciales dentro del primer artículo del equipo de MDM donde se plantean diversos aspectos básicos de la gestión de datos maestros y de referencia, es decir, de una iniciativa de Master Data Management (MDM), con el objetivo de resaltar aquellos puntos considerados de relevancia para concienciar a lector sobre dichos aspectos.

Para poder acceder al artículo, éste se encuentra disponible dentro de la web de DAMA España.

Definiciones

Antes de continuar, incorporaremos la definición de datos maestros y de referencia utilizados en el DMBOK de DAMA:

  • Datos de referencia: son cualquier dato utilizado para caracterizar o clasificar otros datos, o para relacionar datos con información externa a una organización (Chisholm, 2001).
  • Datos maestros: los datos que proporcionan el contexto para los datos de la actividad del negocio en forma de conceptos comunes y abstractos que se relacionan con la actividad. Incluye los detalles (definiciones e identificadores) de objetos internos y externos involucrados en transacciones del negocio, como clientes, productos, empleados, vendedores y dominios controlados (valores de código) (DAMA, 2009).

 

Situación actual y grados de madurez en una empresa respecto a la implantación de una iniciativa de MDM

La implantación de un programa de MDM en una compañía es un proceso complejo que implica tecnología, implica personas y roles y, también, políticas y procedimientos. Un proceso en el que hay que dar una serie de pasos y donde sobran las prisas y los atajos. No prestar la suficiente atención a cualquiera de ellos puede provocar que el programa MDM no dé los resultados esperados, afectando a la operativa diaria de la compañía y, por lo tanto, al negocio.

Por lo tanto, antes de ponernos a definir las entidades de los datos maestros, sus reglas o a hablar de herramientas y tecnologías para gestionarlos, necesitamos entender cómo se trabaja en la compañía con relación a los datos y establecer el punto de madurez en el que se encuentra la empresa respecto a la gestión de datos maestros y de referencia. Para ello, nos tenemos que hacer una serie de preguntas como, por ejemplo:

  • ¿cuáles son los actores que interaccionan con los datos a lo largo de su ciclo de vida?
  • ¿qué grado de cultura del dato se tiene en la compañía?
  • ¿cuántas fuentes de datos existen, cuál es su naturaleza y qué funcionalidad tienen?
  • ¿qué se está haciendo con todos esos datos que se generan en el día a día operativo de la empresa?
  • ¿qué políticas y/o procedimientos existen a la hora de gestionarlos, mantenerlos “limpios” y consumirlos?
  • ¿qué herramientas, en caso de que las haya, se están empleando para gestionar y/o consumir los datos?
  • y, quizás, una de la más importantes ¿existe una estructura de gobierno del dato?

Gobernanza de datos en una iniciativa de MDM

 Gartner define la gestión de MDM como “una disciplina habilitada por la tecnología en la que las empresas y las TI trabajan juntas para asegurar la uniformidad, exactitud, administración, consistencia semántica y rendición de cuentas de los activos compartidos oficialmente de Datos Maestros de la empresa”.

Implantar MDM sin gobierno no desbloqueará todo el potencial y beneficios para la organización y difícilmente será sostenible en el futuro. Es por ello, que la capa de gobierno y custodia debe dar respuesta a las siguientes cuestiones:

  • ¿Qué roles estarán involucrados en la gestión de los datos maestros y con qué responsabilidades?
  • ¿Qué personas van a ocupar dichos roles?
  • ¿Qué procesos de Gobierno del Dato van a establecerse sobre los datos maestros?
  • ¿Qué fuentes de datos deben integrarse?
  • ¿Cuáles son las reglas de calidad que se les aplicará a los datos?
  • ¿Cuáles van a ser las condiciones y reglas de consumo de los datos maestros a lo largo de la organización?
  • ¿Qué actividades sobre los datos maestros van a ser susceptibles de revisión y con qué frecuencia?
  • ¿Con que criterio se priorizará el esfuerzo y las actividades a realizar para cada grupo de datos maestros?
  • ¿Cómo debe ser representada la información para satisfacer las necesidades de las diferentes áreas de la compañía? 

Riesgos potenciales en una iniciativa de MDM

En una iniciativa de MDM, se pueden observar los siguientes tipos de riesgos:

  • Adquisición de los datos
  • Almacenamiento de datos
  • Uso de los datos
  • Archivado de los datos

Elementos clave en el ciclo de vida de una iniciativa de MDM

En el ciclo de vida de una iniciativa de MDM, nos encontramos con los siguientes elementos clave:

¿Cómo se pueden identificar las variables más relevantes para conseguir una gestión de datos maestros?

¿Cómo clasificar los datos maestros?

¿Cómo lanzar una iniciativa de gestión de datos maestros?

¿Cómo seleccionar una herramienta de MDM?

¿Cómo desarrollar la estrategia de datos maestros?

¿Cómo se mide el progreso en un proyecto de MDM?

Puntos clave en el B.A.U. de un proyecto de MDM

Una vez realizada la implantación inicia, dentro del B.A.U de un proyecto de MDM, se detectan los siguientes puntos a destacar:

  1. Asegurar que los datos están disponibles para el resto de la compañía
  2. Cálculo de Golden Record o de datos de referencia con supervisión manual
  3. Evolución de las reglas de cálculo del Golden Record o de datos de referencia
  4. Asegurar una correcta gestión de la obsolescencia de los datos

Conclusión

Una iniciativa de MDM es un proyecto complejo donde interaccionan numerosos elementos tecnológicos, humanos, legales y procedimentales. No es una tarea sencilla ni un proyecto con principio y fin, ya que requiere de actividades de gestión y evolución de los datos maestros y de referencia continuas en el tiempo.

Esto implica que el ciclo de vida de una iniciativa de este tipo requiere una adecuada gestión de una serie de elementos importantes que hay que tener en cuenta para incrementar las posibilidades de éxito y minimizar los riesgos existentes.

La adecuada gestión de los aspectos enfatizados en este artículo incrementa en gran medida las posibilidades de éxito de una iniciativa de MDM.

En próximos artículos del grupo se ampliará la información de aspectos descritos en este artículo de una manera más específica.

Autores: Antonio Garrido, Juan Dexeus, Marcos López, Víctor Dertiano, Víctor Ordónez y Carlos Mateos